Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: расшифровка 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.
Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином
Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.
Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени с расшифровкой 2023
В каждом предприятии, где существует учет рабочего времени, используются условные обозначения для отметки прихода и ухода работников. Эти обозначения часто называют кодами, т.к. каждое обозначение обычно состоит из нескольких букв или цифр.
Для заполнения табеля учета рабочего времени, который ведется в каждом организации, необходимо знать, какие коды обозначают приход и уход работника. В таблицах расшифровок (или справочниках), которые обычно выдаются сотрудникам, можно найти все нужные обозначения.
С 2020 года, когда была объявлена пандемия, у многих компаний и организаций началась работа в режиме удаленки или карантина. Если работа происходит только в режиме дистанционной коммуникации, то обозначения кодов для прихода и ухода использовать, конечно, не нужно.
Однако, если организация продолжает работать в офисе, то коды должен знать каждый работник и вносить их корректно в соответствующие ячейки табеля учета рабочего времени.
- Приход обозначают с помощью буквенных обозначений «ПРИ», «ВЫХ», «НЕР», «ОТГ».
- Уход обозначают сочетаниями букв «УХО», «ОБЕД», «ОТП», «КОМП».
- Иногда требуется отмечать и другие моменты в рабочем времени, например, неполный рабочий день, больничный или переработку. Для этого также есть свои обозначения.
Обозначение в табеле учёта рабочего времени: буквенные отметки, код и расшифровка (2022 год)
| Событие | Цифровой код | Буквенный код |
| Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте | 01 | Я |
| Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день | 26 | В |
| Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске | 09 | ОТ |
| Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет | 15 | ОЖ |
| Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы | 16 | ДО |
| Отпуск по беременности и родам | 14 | Р |
| Больничный | 19 | Б |
| Командировка | 06 | К |
| Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам | 30 | НН |
Основные правила заполнения кодов в табеле учета рабочего времени
Коды и обозначения в табель учета рабочего времени вносятся сотрудником (табельщиком), ответственным за ведение этого первичного документа. Небольшие фирмы могут возложить обязанность по заполнению табеля на кадровика или руководителя подразделения.
Организация может разработать и использовать собственные коды, утвердив их приказом.
Если допущена ошибка, неправильные данные зачеркивают одной чертой, а сверху пишут верные сведения с указанием даты исправления.
Каждым структурным подразделением заполняется отдельный табель учета рабочего времени. После того как табель полностью заполнен, его подписывают ответственный сотрудник и руководитель структурного подразделения.
Каждый месяц не позднее 1 и 15 числа документ передают в бухгалтерию для своевременного расчета зарплаты.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Правила заполнения табеля
Прежде всего отметим, что ведение табеля в учреждении может поручаться как определенному работнику, так и другим лицам. Как правило, эта работа осуществляется сотрудником отдела кадров, а в некоторых учреждениях — бухгалтером. Однако, если организация достаточно большая, обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников подразделений и отделов, их заместителей или других лиц. В медицинских учреждениях, например, табель ведут старшие медицинские сестры.
Обязанность по ведению табеля прописывается в должностной инструкции работника, который должен быть ознакомлен с ней при поступлении на работу.
Если же при приеме сотрудника на работу эта обязанность не была указана в должностной инструкции или трудовом договоре с работником, следует заключить с ним соглашение к трудовому договору. Это делается или в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ, когда работнику с его письменного согласия предлагается выполнять дополнительную оплачиваемую работу, или на основании ст. 72 ТК РФ (изменение условий трудового договора).
Согласно Указаниям обязанность по ведению табеля возлагается на работника путем оформления соответствующего приказа руководителя.
Табель открывается ежемесячно за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Обратите внимание! В большинстве учреждений табели заполняются один раз в месяц. Однако, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ заработная плата выдается не реже чем каждые полмесяца, табель рекомендуется составлять также два раза в месяц.
УказаниямиУказаниями установлено, что запись в табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (по учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда). Документами по учету кадров в первую очередь являются приказы по личному составу.
Примечание. При трудоустройстве каждому сотруднику присваивается табельный номер. Если лицо работает на условиях внутреннего совместительства, ему присваивается второй табельный номер.
Документами, подтверждающими режим работы сотрудников, могут быть также заявления работников, приказы работодателя, графики сменности и т.п. Отметка о неявке работника также вносится в табель на основании документов: справки о выполнении работником государственных или общественных обязанностей, листка нетрудоспособности, приказа о предоставлении сотруднику отпуска или его отстранении от работы и др., а в случае прогула — акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) или более четырех часов, объяснительной записки работника, приказа руководителя.
Табель заполняется методом отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Включаются ли выходные дни в такой отпуск
У кадровых работников порой возникает сложность с учетом отпусков без оплаты в табеле. Все дело в том, что ТК прямо не указывает, действуют ли правила, относящиеся к оплачиваемому отпуску и на неоплачиваемый отдых.
На самом деле включаются. Для начала необходимо учесть, что положения ТК о не включении праздничных дней, распространяются только на ежегодный отпуск и дополнительный отпуск.
Что касается выходных дней, то в ТК нет каких либо ограничений по их включению в период расчета отпуска. Это распространяется и на оплачиваемые отпуска, и на неоплачиваемые. Таким образом, при подсчете продолжительности периода отдыха без оплаты необходимо считать и выходные, и праздничные дни.
Внимание! Необходимо помнить, что рабочий стаж, влияющий на предоставление оплачиваемого отпуска, зависит от количества неоплачиваемых дней. Так, согласно ТК, только 14 таких дней в году может быть учтено при расчете ежегодного отпуска
Если же работнику потребуется больший период, то количество дней свыше четырнадцати будет сдвигать вперед границу окончания рабочего года.
Для того, чтобы избежать такой ситуации, работнику выгоднее разделить отпуск без оплаты на части, выбросив из него выходные и праздничные дни. В таком случае, если в заявлении будет указаны два промежутка с понедельника по пятницу, он документально возьмет только 10 дней отпуска, в то время как фактически в его распоряжении будут полные две недели.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Заведующий отделом |
6 |
6 |
12 ч |
|||||||||||||
|
Г |
Г |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||||
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
92 ч |
||||||
|
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
14 дн. |
||
|
Заведующий отделом |
2 |
2 ч |
||||||||||||||
|
А |
В |
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
||||||||||
|
2 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.
Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствие по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.
Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников
В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:
| Категория | Особенность |
| Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную | Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом «В(26)» (выходной). |
| Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком | Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код «ОЖ(15)» и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода «Я(01)» (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты. |
| Выступление служащего предприятия в суде | Указывается как «др. причины неявки», доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов. |
| Командировка | 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости.
2-ая строка: код «К(06)» (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. «Отработано за месяц» записываются исключительно рабочее время командировки. |
| Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) | Отмечается кодом «У(11)». |
| Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем | Будет записано количество фактически проведенных за работой часов. |
| Перенос трудовых дней | Перенесенный день будет зафиксирован пометкой «В(16)» (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса — приказ руководителя). |
| Сверхурочные часы | В табеле указываются сверхурочные под пометкой «НУ». |
| Водитель транспорта компании | Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни — в часах. |
| Ненормированный трудовой день | Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно. |
| Праздники во время отпуска | Для дней отпуска — код «ОТ(09)», праздничные дни отмечаются как праздники — «В». |
| Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок | Считается неотработанным временем, отмечается кодом «А». |
Остальные обозначения и коды
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
|
Я |
работа в дневное время |
|
Н |
в ночное время |
|
РВ |
работа в выходные и праздники |
|
С |
сверхурочная |
|
ВМ |
вахтовым методом |
Значение буквенных и условных обозначений в табеле учета рабочего времени
- все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
- документ оформляется в единственном экземпляре;
- если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
- открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
- закрывается табель в последний день отчетного месяца;
- для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
- в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
- каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
- заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
- при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.
Учет рабочего времени имеет большое значение. Без его точной фиксации невозможно определить сумму вознаграждения работнику за отработанный период, особенно если работа производилась в ночное время или праздничные дни. Для того чтобы различить периоды работы и отдыха Госкомстатом разработаны специальные коды, со значением и правилами расстановки которых попробуем разобраться дальше.